Užitočné tipy

Opravte archiváciu pošty v programe Outlook

Existuje niekoľko dôvodov na kompresiu vašich vlastných poštových archívov. Prvý okamih je bezpečnosť, Archív je šifrovaný, zaslaný „do cloudu“, kde už nie je útočníkmi ohrozený. Druhou situáciou je potreba racionalizovať miesto s archívom. Mimoriadne naliehavý okamih, keď je organizácia veľká a jednoducho nedokáže obsahovať všetky listy v nebalenej podobe. Pre malé organizácie to nie je také relevantné, ale pre veľké podniky a centralizované vládne agentúry sa poradenstvo určite ukáže ako cenné.

Absolútna výhoda archivácie v programe Outlook— centralizácia účtu a schopnosť uplatňovať flexibilnú politiku povolenia pošty.

Ako zistiť veľkosť poštovej schránky

Pred archiváciou pošty v programe Outlook musíte skontrolovať veľkosť poštovej schránky.

Existujú dva hlavné spôsoby:

  • použitím funkcie webového rozhrania,
  • cez rozhranie samotný program.

Ak chcete zistiť veľkosť pošty prostredníctvom webového rozhrania, postupujte takto:

  1. Vchádzame do vašej doručenej pošty cez prehliadač.
  2. lis ikona nastavení (zvyčajne štandardná ikona ozubeného kolieska), pozrite sa sem Parametre.
  3. nastavenia účtu a zvyčajne bude odrážať obsadenie samotnej skrinky.

V programe Outlook vyzerá postup trochu inak:

  1. Je potrebné kliknúť na položku “súbor».
  2. Veľkosť poľa je zaregistrovaná na karte "dáta»Vo forme vizuálnej grafickej lišty postupu.

Úvod. Na čo slúži archivácia?

Vážení priatelia, predtým, ako sa naučíte archivovať listy alebo vytvárať poštové archívy programu Outlook 2010, zistite, prečo je to v zásade potrebné. Je možné, že o tom zmeníte názor. Alebo ste to vo všeobecnosti vôbec nehľadali. Preto by ste nemali obmedzovať hodnotu určitej teórie, pretože týmto spôsobom sa môžete vyhnúť zbytočnej práci.

Niekedy môže byť potrebné archivovať vašu poštu, aby sa preniesla na externú jednotku

Prečo sú poznatky o tom, ako archivovať listy v programe Outlook 2010, užitočné?

  1. Ak niekde potrebujete poštu uložiť, získajte k nej prístup. Napríklad pri preinštalovaní operačného systému počítača alebo notebooku.
  2. Ak je potrebné otvoriť písmená na inom zariadení, pri zmene starého zariadenia.
  3. Jednoduchým prenosom prichádzajúcich alebo odchádzajúcich správ na externé pamäťové médium.

Ako vytvoriť archív listov?

Poďme teda ďalej k archivácii listov v programe Outlook 2010 mail:

  1. Pre začiatočníkov musíte samozrejme otvoriť program Outlook. Ak to chcete urobiť, kliknite na odkaz spustenia aplikácie v ponuke Štart, potom kliknite na položku Všetky programy, vyhľadajte priečinok s kancelárskym balíkom od spoločnosti Microsoft av zozname, ktorý sa otvorí, kliknite ľavým tlačidlom myši na súbor.
  2. Teraz kliknite na záložku „Súbor“ v hornej hlavnej lište aplikácie. Tu budeme potrebovať napríklad položku „Otvoriť“.
  3. V zobrazenom okne exportu musíte vziať „dátový súbor programu Outlook“.
  4. Venujte pozornosť skutočnosti, že názvy súborov vo vašich listoch sú povinné, ako aj obdobie ich vytvorenia (tj dátum).
  5. Vyberte písmená, ktoré chcete archivovať, so špeciálnym začiarknutím. Až potom vyberieme všetky potrebné správy, klikneme na tlačidlo „Archivovať“.
  6. Systém vás požiada o vysvetlenie jednej z metód archivácie. Uveďte najvhodnejšiu možnosť pre vás. Nezabudnite uviesť dátum archivácie na určenom mieste v dialógovom okne.
  7. Takže sa nám podarilo vytvoriť výhľadový archív. Gratulujeme!

Poďme sa trochu porozprávať o tom, čo ďalej s archivovanou poštou. Ako je uvedené vyššie, prístup k týmto správam nie je v žiadnom prípade uzavretý. Môžete z nich sledovať, čítať a extrahovať potrebné informácie. Takéto archívy nemajú žiadne obmedzenia týkajúce sa doby použiteľnosti. Preto sa nemôžete báť ich bezpečnosti.

Nájdete ich ľahko v špeciálnej sekcii pod položeným názvom „Všetky správy“. Je to celkom logické, pretože tam je uložená celá zásoba listov vrátane archivovaných. Upozorňujeme, že listy od jedného odosielateľa, ktoré spadajú pod archív, vytvoria určitý reťazec. Deje sa tak pre pohodlnejšiu a pohodlnejšiu manipuláciu s archívmi. Správa sa vykonáva pomocou jednoduchej myši pomocou štandardných nástrojov programu, takže nemusíte inštalovať produkty a pomôcky tretích strán.

záver

Vážení čitatelia, dnes sme diskutovali o tom, ako archivovať poštu programu Outlook 2010. Ako ste si všimli, je to veľmi jednoduché: stačí vybrať potrebné písmená pomocou špeciálnej značky v okne programu, potom kliknite na tlačidlo archivácie a vyberte potrebné. uložíte nastavenia. Potom môžete ľahko vytvoriť vytvorený archív, otvoriť prichádzajúce alebo odchádzajúce správy, pracovať s nimi, aj keď sa niečo stane s počítačom alebo prenosným počítačom. Archív však musí byť zaznamenaný na externé médium alebo pevný disk, na ktorom nie je nainštalovaný operačný systém. Dúfame, že všetko pre vás fungovalo a počas prevádzky nedošlo k žiadnym problémom ani poruchám. Zdieľame, priatelia, v komentároch: prečo by ste potrebovali archív listov a je ľahké s ním neskôr pracovať?

Nastavte archiváciu programu Outlook za minútu

Nastavte archiváciu programu Outlook za minútu

Dobrý deň, milí čitatelia a hostia blogu, pokračujeme v štúdiu e-mailových programov. V mojej praxi som ich videl obrovské a môžem s istotou povedať, že najlepším silným klientom (ten, ktorý je nainštalovaný lokálne na vašom počítači) je program Microsoft Outlook, a áno, je to on, pretože okrem neho s veľkým počtom listov nie je nikto stabilný možno nebude fungovať, takže mi nepíšete hrom. Naposledy sme vyriešili problém s nečinným vyhľadávaním, dnes ho zdieľame ako nakonfigurovať archiváciu v programe Outlookpoďme.

Automatické zálohovanie

Rezervácie poštovej schránky sa zvyčajne vykonávajú na klientovi programu Outlook. Archiváciu môžete nastaviť automaticky alebo ručne. Na automatickú archiváciu budete potrebovať:

  • otvoriť sa vlastný účet Výsledok pomocou položky s rovnakým názvom “súbor»,
  • je potrebné si vybrať Čistiace prostriedkya už tam - „Vymazať poštovú schránku“,
  • nájdite tlačidlo medzi rozhraním automatické archivovanie,
  • Ak je to potrebné, môžete nakonfigurovať automatické archivovanie konkrétneho priečinka. To sa nazýva kontextové menu Outluka pravým tlačidlom myši na požadovaný priečinok, a potom postupne vybrané Vlastnosti / Archivácia / Automatické archivovanie,
  • v parametri Predvolené hodnoty archívu Môžete nastaviť všetky potrebné nastavenia.

Archivujte manuálne

Ak nie je potrebné automaticky zabaliť všetku korešpondenciu, môžete archív vytvoriť ručne. Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky Súbor / Čistiace nástroje / Archív.

V otvorenej ponuke archivované nastavte potrebné parametre a kliknite na ok.

V dôsledku oboch opísaných metód archivácie údajov programu Outlook sa vytvorí e-mailový klient archív dát, ktoré je možné v prípade potreby importovať späť, a archív môžete tiež preniesť do iného počítača.

Presunúť do sieťového archívu

Sieťový archív je vopred organizované úložisko v miestnej sieti alebo na internete. Tam sa zvyčajne presúvajú nepotrebné poštové správy. Prechod na sieťový archív je organizovaný inak. Zvyčajne je možné nainštalovať ďalšie časový interval aby som zabalil dokumenty, ale môžem ich použiť aj princíp pretečenia, To je potom určitý termín dokumentácia je umiestnená v úložisku. Alebo je disk predtým plný nastaviť hlasitosť - A je tu aj balenie a sťahovanie materiálov.

Prostredníctvom webového rozhrania môžete poslať korešpondenciu do sieťového archívu nasledovne:

  • otvorený výhľad cez prehliadač,
  • v priečinku “inbox»Vyberte tie písmená, ktoré potreba sa pohybovať,
  • klikni “sťahovať„Vo webovom rozhraní
  • písanie začnite sa pohybovať, Desiatky minút sa odosiela veľký archív.

Je potrebné poznamenať, že väčšina rozhraní pre prístup na web je usporiadaná tak, že sa podobajú zasielateľom „veľkých“ spoločností, ako je napríklad Google. navigačné menu zvyčajne organizované ako štandardný prieskumník systému Windows. Problémy s zvládnutím postupu preto zvyčajne nevznikajú.

Na počítači v programe Outlook môžete písmená archivovať nasledovne: prejdite na ľubovoľné priečinok obsahujúci písmená, vyberte požadovanú korešpondenciu a potom kliknite na kontextové menu sťahovať - požadovaný priečinok. Klávesy Ctrl a Shift trochu automatizujú proces: so stlačeným tlačidlom Shift všetky písmená sú zvýraznené (vyberte písmeno, podržte kláves Shift a kliknite na posledný prvok požadovaného výberu), s klávesou Ctrl - každý ďalší je pridaný list zdôrazniť. Avšak, toto sú štandardné klávesové skratky pre mnoho programov.

Ako pripojiť archív k inému počítaču

V budúcnosti môžete archív prepojiť v ľubovoľnej verzii programu Outlook vrátane 2010, 2013, 2016:

  1. Skopírujte archívny súbor s príponou pst na iné médium prostredníctvom Prieskumníka alebo iných správcov súborov.
  2. Otvorte aplikáciu Outluk na „stroji“, na ktorom by sa malo vykonať zotavenie.
  3. Zvoľte "Otvoriť a exportovať».
  4. V otvorenej ponuke otvorte súbory hľadáte adresár kópie archívneho dokumentu a vyberte požadovaný súbor.

Ako nakonfigurovať archiváciu programu Outlook

Teraz prejdeme od teórie k praxi, zvážim príklad Microsoft Office 2016, ale všetky akcie budú plne aplikovateľné na iné verzie. Otvorte program a prejdite na „Súbor“

Prejdite na parametre

Ďalej v okne, ktoré sa otvorí, nájdete kartu „Rozšírené“, na ktorej bude tlačidlo „Konfigurovať archiváciu“

Tu sú základné nastavenia pre organizovanie automatického archivovania výhľadov:

  • Archivovať každý> počet dní, po ktorých sa začne nová úloha
  • Archivovať alebo mazať staré položky> nastaviť obdobie nižšie, nastavím 12 mesiacov
  • Kam sa presunúť, v predvolenom nastavení bude súbor archive1.pst a bude ležať vedľa hlavného poštového súboru, ale je možné natrvalo odstrániť položky, pre túto voľbu vyberte príslušnú možnosť.

Ak prejdete do nástrojov programu Outlook v časti „Nastavenia poštovej schránky“, nájdete tu dva zaujímavé body:

  • Prázdna poštová schránka
  • Odstrániť staré položky

Výberom možnosti „Vymazať poštovú schránku“ získate možnosť vykonať automatickú archiváciu v manuálnom režime bez čakania na ďalší automatický štart.

Ak vyberiete možnosť „Odstrániť staré položky“, môžete vybrať dátum, kedy môžete začať proces archivácie priečinkov alebo priečinkov.

Ako vidíte, všetky nastavenia sú veľmi jednoduché, hlavná vec, ktorú treba vedieť a zapamätať si, kde sú, nezabudnite vykonať tento postup a udržujte svoju poštovú schránku čistú a funkčnú.