S cieľom zohľadniť predbežnú dohodu o podmienkach dodania tovaru zakúpeného od dodávateľa, postupu a platobných podmienkach sa poskytuje použitie objednávok dodávateľom. Objednávanie dodávateľom je nástroj, ktorý vám umožňuje organizovať proces obstarávania a monitorovať plnenie povinností dodávateľa týkajúcich sa produktov a ich finančných záväzkov.
Objednávky dodávateľom sa môžu generovať automaticky na základe výpočtu potrieb na dodanie tovaru v súlade s parametrami zabezpečenia (čas dodania tovaru od dodávateľa, priemerná denná spotreba atď.).
Objednávka dodávateľa sa môže zadávať aj na základe predtým zadaných objednávok zákazníkov, transakcií so zákazníkom. Pri zadávaní objednávky v rámci dohody sa automaticky vyplnia základné podmienky obstarávania (mena, typ ceny dodávateľa, parametre platby, použitie zmlúv atď.).
Platba za tovar sa riadi objednávkami dodávateľov v súlade s dátumom platby uvedeným v objednávke dodávateľovi. V objednávke môžete určiť požadovaný dátum prijatia tovaru. Na základe analýzy predpokladaných termínov dodania tovaru môžete zostaviť rozvrh dodávky tovaru.
Povinnosti dodávateľa sa monitorujú pomocou stavov a stavov dokladov. Stavy pre dokument sa prideľujú manuálne.
Stav - informácie o objednávke, ktorá sa počíta automaticky na základe informácií v informačnej databáze (stav, platba, stav zásob atď.).
Ako môže obchod objednať u dodávateľa
Prichádzame do obchodu s vami a vidíme, ako sú riadne výrobky všetkých druhov a názvov. Prechádzajú davy kupcov a zdá sa, že ich všetky zametajú na svojej ceste, a znova a znova sa objavujú na policiach.
Ako počítajú maloobchodné reťazce objednávku a zabezpečujú stálu prítomnosť tovaru na regále? Riaditelia obchodov najväčších maloobchodných reťazcov sa podelili o svoje skúsenosti a tajomstvá.
Objednávka prijatia tovaru
Postup pri získavaní tovaru za účasti predbežnej žiadosti je pomerne jednoduchý.
- Ak chcete začať, zástupca zákazníka by sa mal obrátiť na zamestnanca doručovacej spoločnosti, aby prediskutoval podrobnosti procesu. Predovšetkým je potrebné objasniť dostupnosť tovaru v sklade, a ak nie je k dispozícii, potom čas jeho príchodu, ako aj objemy, typ, označenie, kvalita a ďalšie nuansy.
- Potom by ste mali zistiť, akým spôsobom je najlepšie preniesť hotovú aplikáciu: elektronickými prostriedkami alebo faxom, po ktorom môžete pristúpiť k papierovaniu.
- Po príprave a predložení žiadosti ju zamestnanec dodávateľskej spoločnosti spracuje a v prípade otázok sa spojí so zákazníkom, aby objasnil nepresné body. Ak je všetko v poriadku a dodávateľ nemá žiadne témy na diskusiu, bude potrebné iba potvrdiť žiadosť, po ktorej pôjde do skladu, kde na základe toho bude rezervovaný potrebný tovar (ak nebude potvrdené, výrobky budú z rezervácie odstránené).
Pri úplnom dodržiavaní všetkých fáz postupu rezervácie si môže byť zákazník istý, že dostane nevyhnutný inventár zo skladu dodávateľa v správnom množstve a kvalite v presne stanovenom čase.
Je možné žiadosť o dodávku tovaru zamietnuť
Zákon ustanovuje právo odmietnuť žiadosť o dodávku tovaru v niektorých situáciách, napríklad, ak sa odberateľ ocitne v zložitých materiálnych podmienkach, ktoré neumožňujú splniť predtým dosiahnuté dohody s dodávateľom. Je pravda, že zároveň musí mať zákazník dôkaz o svojej situácii.
Vo väčšine prípadov, ak je túžba zamietnuť žiadosť neprimeraná, bude to považované za porušenie podmienok transakcie (zmluvy).
Odmietnutie žiadosti vypracovanej, odoslanej a prijatej v súlade so všetkými pravidlami je nezákonné a dodávateľ je oprávnený obrátiť sa na súd s cieľom dosiahnuť spravodlivosť.
Výpočet objednávky dodávateľovi príkladom.
Filtrujeme dodávateľov prijímajúcich objednávky k aktuálnemu dátumu.
Určíme počet pozícií pre výpočet. Napríklad, minimálne rozloženie je 4 ks. ( "Tvár"). Zmena usporiadania výpočtu sa neplánuje.
Vypočítame priemerný denný predaj. Vykonajte implementáciu do 3 týždňov. Počas tohto obdobia boli propagácie a predaje, ktoré je potrebné vylúčiť. Pre zvyšok obdobia vypočítavame priemerné tržby. Preto dostávame 2 ks. za deň.
Okrem toho objednávame v predvečer sviatkov, a preto sa plánuje sezónne zvýšenie o 50%. Preto sa priemerný denný predaj zvyšuje o faktor sezónnosti. Vzhľadom na nárast bude predpoveď implementácie 3 jednotky.
Bezpečnosť zásob určujeme medzi dodávkami. Predpokladáme, že dodávka sa uskutoční v stredu. V dôsledku toho je medzi dodávkami 7 dní (od stredy do stredy). Na výpočet bezpečnostnej zásoby sa teda predpovedaný objem 3 kusov vynásobí 7 dňami a na výpočet sa pripočítajú 4 kusy.
Nakoniec určíme, koľko výrobkov bude k dátumu dodania naostatku. Objednávka sa vykonáva v pondelok - dva dni pred doručením. Predpokladajme, že v pondelok máme 12 kusov. Priemerný denný predaj v blízkej budúcnosti bude predstavovať 2 jednotky (ak ešte nebol ovplyvnený predvianočný sviatok). Preto v stredu budeme mať 8 ks.
Ukazuje sa, že sme spočítali, koľko produkcie potrebujeme medzi dodávkami, koľko bude na rovnováhe ponuky a môžeme vypočítať objednávku pre dodávateľa.
Pri výpočte množstva tovaru berieme do úvahy množstvo. Ukázalo sa, 5,67 polí. Zaokrúhlime na celé číslo a objednáme 6 krabíc po 3 kusoch v krabičke - 18 kusov.
Vzorová žiadosť o dodávku tovaru
V súčasnosti neexistuje jednotný formulár žiadosti o dodávku tovaru, takže podniky a organizácie majú možnosť ho napísať v akejkoľvek podobe na základe vlastnej vízie tohto dokumentu a potrieb spoločnosti, alebo vyplniť šablónu dokumentu vyvinutú a schválenú v rámci spoločnosti.
Pri príprave žiadosti by sa však malo zaistiť, aby svojou štruktúrou zodpovedala základným pravidlám kancelárskej práce av texte - normám ruského jazyka.
Napriek chýbajúcej jedinej vzorke je v žiadosti potrebné uviesť množstvo informácií.
- V položke „záhlavie“:
- názov spoločnosti, ktorej je určená,
- názov zákazníckej spoločnosti
- dátum, číslo a miesto vyhotovenia dokladu,
- Informácie o konkrétnej osobe zodpovednej za prípravu žiadosti: jej postavenie, priezvisko, priezvisko a telefónne číslo.
- Ďalej je potrebné zadať dokument:
- názov objednaných položiek inventára,
- ich počet
- veľkosť,
- závažia
- kontajnery,
- ďalšie špecifické charakteristiky (čím podrobnejšie a dôkladnejšie budú tieto informácie napísané, tým lepšie).
Pri veľkom objeme tovaru sa odporúča vypracovať túto časť formulára vo forme tabuľky.
V prípade potreby je možné k prihláške doplniť ďalšie doplňujúce informácie.
Na čo sa zamerať pri vyplňovaní žiadosti
Pokiaľ ide o podstatnú časť prihlášky a jej dizajn, nie sú uvedené žiadne osobitné požiadavky: je možné ju napísať na hlavičkový papier podniku alebo na obyčajný list formátu A4, A5 rukou alebo napísaním na počítači.
Je dôležité, aby žiadosť obsahovala „živý“ podpis zástupcu spoločnosti - zákazníka (riaditeľa alebo iného zamestnanca, ktorý má právo tieto doklady podpisovať).
Nie je potrebné osobitne osvedčovať formulár pečaťou organizácie: od roku 2016 sú právnické osoby oslobodené od požiadavky používať pečiatkové výrobky pri svojich činnostiach (iba ak takáto norma nie je v miestnych aktoch organizácie uvedená).
Žiadosť sa zvyčajne podáva v dvoch vyhotoveniach, z ktorých jeden je odoslaný dodávateľovi, druhý zostáva so zákazníkom. Zaslaná kópia musí byť zaregistrovaná v denníku výstupnej dokumentácie.
