Užitočné tipy

Umenie organizovať súbory a adresáre

Pin
Send
Share
Send
Send


Ak pravidelne hľadáte konkrétny súbor vo všetkých priečinkoch v počítači, mali by ste premýšľať o tom, ako vytvoriť svoj vlastný systém na ukladanie súborov a usporiadať svoj pracovný priestor raz a navždy.

Manuálne usporiadanie súborov a priečinkov bude trvať dlhšie ako jednu hodinu, ale v budúcnosti sa tento čas vyplatí, pretože presne viete, kde sa konkrétny dokument nachádza, a to nevyhnutne ovplyvní efektívnosť vašej práce.

Skôr ako začnete, mali by ste si vziať kus papiera a nakresliť budúci systém na organizovanie priečinkov a súborov na ňom.

Systém na organizovanie priečinkov a súborov

Rozhodnite sa, na ktorej jednotke budú informácie uložené, či budú duplikované a kde a ako ich archivovať. Všetko záleží na tom, koľko logických jednotiek máte a aké cloudové úložisko používate.

Vytvorte hierarchickú štruktúru. Premýšľajte nad menami svojich hlavné priečinky: domov, práca, osobné, hudba, video, obrázky, fotografie, hry (mal by byť ich minimálny počet). Ďalej by ste sa mali rozhodnúť pre mená podpriečinky, Tiež by nemalo byť veľa - nie viac ako dvadsať.

Napríklad hlavný priečinok „Domov“ môže obsahovať: financie, vzdelávanie, cestovanie, zdravie. Hudba, videá a knihy zoradené podľa žánru, obrázky - podľa tém: príroda, zvieratá. Fotografie by sa mali ukladať oddelene od obrázkov.

Čistenie počítača od nepotrebných súborov

Prejdite si svoje súbory a vymažte tie, na ktoré ste sa dlhšie ako rok nezahľadali. Ak ich nechcete odstrániť, archivujte ich. Premenujte dôležité dokumenty, zoskupte ich alebo naopak, rozdeľte súbory podľa obsahu.

Preneste všetky dokumenty a priečinky vytvorené na pracovnej ploche (ak existujú) na pevný disk. Na pracovnej ploche sa odporúča vytvárať iba skratky k dokumentom a programom.

Na čistenie vášho počítača môžete použiť aj obľúbený program CCleaner.

Ľahký prístup ku všetkým svojim priečinkom.

Pomocou stromu prieskumníka: jednoducho presuňte myšou myši do priečinkov „Obľúbené“, ktoré často používate. Pre rýchly prístup je možné túto zložku ukotviť na paneli úloh: pravým tlačidlom myši na ňu ⇨ Panely ⇨ Vytvoriť panel nástrojov.

Ak ste spokojní, použite správcu súborov.

Vytvorte odkazy na pracovnej ploche.

Skratky je možné vytvoriť aj v priečinkoch - napríklad odkaz na iný priečinok, ktorý s ním súvisí, pre rýchly pohyb medzi nimi. Napríklad v mojom priečinku „Hudba“, ktorý sa nachádza na jednotke C: existuje skratka k hudbe, ktorú ukladám na jednotku Yandex.

Vo Windows 8 a 8.1 je možné umiestniť odkaz na ľubovoľný priečinok v štartovacej ponuke vedľa seba: pravým tlačidlom myši kliknite na ikonu súboru alebo priečinka a vyberte - „Zamknúť na úvodnej obrazovke“.

Keď ste vytvorili systém a usporiadané súbory a priečinky, vyčistili odpadky, postupujte podľa jednoduchých pravidiel, ktoré vám pomôžu udržať novú objednávku.

Pravidlá ukladania súborov a priečinkov

Hlavným pravidlom je, že názov každej zložky a súboru by mal čo najviac zodpovedať obsahu.
Práca so súbormi a priečinkami „pri vchode“: je lepšie tráviť čas a okamžite prísť s primeraným menom, ako preskúmať veľa dokumentov a pokúsiť sa pochopiť, čo a kde.

Pre poznámky a poznámky použite textové súbory. Do každého priečinka zadajte textové súbory (.txt) s názvom „Čítať“, kde stručne opíšte štruktúru priečinka, všetko, čo považujete za potrebné: ktoré súbory sú duplikované, ktorá verzia dokumentu je novšia alebo než jeden dokument sa líši od iného.

Otvorte priečinok „Archivovať“ a vypíšte tam už irelevantné súbory. Nezabudnite na štruktúru archívu: aby nedošlo k preplneniu tohto priečinka a k rýchlemu nájdeniu potrebného dokumentu, vytvorte v ňom priečinky s názvami, ktoré duplikujú vaše hlavné: domov, do práce, fotografie atď.

Premenujte stiahnuté súbory, napríklad programy, okamžite alebo znova vytvorte v priečinku súbor „Čítať“ a stručne opíšte, o aký druh programu ide. Som si istý, že je to problém pre mnohých - stiahol som program a zabudol som, čo to je a prečo je vôbec potrebný.

Neukladajte hodgepodge na rôzne témy do jedného súboru, lepšie ich rozdeľte na textové dokumenty s príslušnými názvami, ak nemáte čas sa nimi zaoberať.

Obsah veľkých textových súborov môžete usporiadať tak, že do nich vytvoríte tabuľky obsahu. Ak chcete zistiť obsah súboru, stačí presunúť kurzor na odkaz na súbor a v náhľade sa zobrazí prvá stránka s obsahom.

Použite hypertextové odkazy v súboroch na iné dokumenty na rovnakú tému, aby ste nestrácali čas prehľadávaním pomocou Prieskumníka alebo správcu priečinkov.

Ak súbor obsahuje článok alebo výpis z internetového článku, musí sa k nemu poskytnúť odkaz, aby ste sa v prípade potreby mohli vrátiť k originálu.

V každom priečinku si môžete vytvoriť špeciálny dokument, do ktorého budú umiestnené odkazy z Internetu na danú tému, aby ste sa nepozerali do záložiek prehliadača.

Pre pracovné súbory, ktoré sa často upravujú a majú viac ako jednu verziu, je vhodné vytvoriť samostatné priečinky so súborom txt, kde bude stručne opísaná ich história. A namiesto mien uveďte číslo projektu a dátum prijatia objednávky.

Napríklad PR8_10-03-14 môže znamenať „projekt číslo osem od desiateho marca“.

Skontrolujte všetky súbory raz mesačne a zbavte sa nepotrebných súborov: vymažte alebo odošlite do archívu. Staré nepoužité súbory rozptyľujú pozornosť a narúšajú efektívnu prevádzku.

A nezabudnite pre vás duplikovať najdôležitejšie súbory.

Dúfam, že vám tieto tipy pomôžu usporiadať súbory a priečinky, čo zase zvýši produktivitu vašej práce.

Známky „neporiadku“ v počítači

Ak máte v počítači neporiadok, pravdepodobne o ňom viete. Ale ak nie, tu je zoznam najzávažnejších príznakov:

  • Na pracovnej ploche je viac ako 40 ikon
  • Moje dokumenty majú viac ako 300 súborov a 60 adresárov vrátane hudby a fotografií
  • Ak potrebujete nájsť súbor, použijete zabudované vyhľadávanie systému Windows
  • Je ťažké nájsť programy, ktoré potrebujete, v ponuke Štart, ktorá sa stala hanbou
  • Uložíte všetky dokumenty programu Word do jedného adresára, tabuľky programu Excel do iného atď.
  • Hľadaný súbor môžete nájsť v ktoromkoľvek zo štyroch rôznych priečinkov.

Predtým, ako budete pokračovať, objasnime niekoľko ďalších bodov:

  • Predpokladá sa, že máte predstavu o tom, čo sú súbory a adresáre, a tiež viete, ako ich vytvoriť, premenovať, kopírovať a vymazať.
  • Zásady opísané v tomto článku je možné uplatniť pri práci s akýmkoľvek operačným systémom počítača. Príklady sa však najčastejšie zakladajú na systéme Windows. Spomenieme aj niekoľko funkcií špecifických pre Windows, ktoré sú užitočné v organizačnom procese.
  • Každý má svoj obľúbený spôsob usporiadania súborov, ale v skutočnosti žiadny z nich nie je dokonalý. Aj keď som sa pri písaní tohto článku snažil dodržať najobecnejší a najobjektívnejší pohľad, techniky opísané v tomto dokumente sú len jednou z možných možností. Možno pre vás niečo bude fungovať, ale nemali by ste brať moje slová ako konečnú pravdu.

Prečo dokonca organizovať informácie?

Pre niektorých sa zdá odpoveď jasná. A napriek tomu musíte v dobe výkonných aplikácií pre vyhľadávanie na počítači (napríklad funkcií zabudovaných do systému Windows 7 alebo programov, ako je napríklad Google Desktop Search) počuť takúto otázku z času na čas, preto na ňu odpovieme.
Mám priateľa, ktorý vloží každý stiahnutý alebo vytvorený súbor do priečinka „Moje dokumenty“, absolútne sa nestarám o hlbšiu štruktúru. Pri hľadaní informácií sa spolieha na pomoc služieb zabudovaných do operačného systému Windows. A, viete, vždy nájde to, čo hľadá! Je to vyhľadávací guru. Pre neho je rozloženie súborov v rôznych priečinkoch stratou času.
Je zrejmé, že takýto model správania je atraktívny. Prečo obťažovať organizovanie informácií na pevnom disku, ak existujú výkonné vyhľadávacie programy? V skutočnosti, ak všetko, čo musíte urobiť, je nájsť a otvoriť súbory jeden po druhom (na počúvanie, úpravy, čítanie), potom nie je dôvod minúť ani sekundu na organizovanie údajov. Zohľadnite však nasledujúce pomerne bežné úlohy, ktoré sa nedajú vykonať s aplikáciami na vyhľadávanie na počítači:

  • Manuálne vyhľadávanie súborov, Používanie vyhľadávacích programov je často neopodstatnené z dôvodu nepohodlia alebo pomalosti a niekedy nie je možné nájsť niečo s ich pomocou. Niekedy je navigácia do súboru v známom adresári jednoducho rýchlejšia ako riešenie stoviek alebo tisícov výsledkov vyhľadávania.
  • Vyhľadajte skupiny podobných súborov (všetky „pracovné“ dokumenty, všetky fotografie urobené počas cesty do Európy v roku 2008, všetky klipy, všetky piesne konkrétneho albumu). Iba správny prístup k pomenovávaniu súborov vám umožní dosiahnuť váš cieľ v takejto situácii. V niektorých prípadoch je dôležitý dátum vytvorenia súboru, v iných prípadoch formát a v iných účel. Premýšľajte o tom, ako pomenovať skupinu súborov tak, aby sa okrem iného ľahko odlišovala od všetkých uvedených kritérií?
  • Preneste súbory do nového počítača, Nastal čas na upgrade. Ako rýchlo skopírovať všetky dôležité údaje? Alebo máte druhý počítač - jeden do domu, druhý do práce. Ako vybrať iba súbory súvisiace s prácou?
  • Synchronizujte súbory medzi počítačmi, Ak máte niekoľko počítačov a potrebujete zrkadliť niektoré údaje, musíte určiť, ktoré súbory sa majú synchronizovať a ktoré nie. Nebudete kopírovať všetko?
  • Vyberte súbory na zálohovanie, Ak nechcete tráviť príliš veľa času zálohovaním, budete musieť prideliť niekoľko dôležitých údajov, čo bude dosť problematické.

Nakoniec možno máte radi organizáciu, čistotu, poriadok a potom nie sú potrebné žiadne ďalšie dôvody,)

Tipy na organizovanie súborov a adresárov

Tu je 40 tipov na usporiadanie systému súborov. S ich pomocou môžete usporiadať adresáre a súbory, alebo, ak už sú v poriadku, usporiadať ich ešte viac,)
Tip č. 1. Pri výbere systému organizácie buďte opatrní.
Väčšina ľudí stále nie je organizovaná, pretože proces uvedenia niečoho do poriadku si vyžaduje čas. A prvá vec, ktorá si vyžaduje čas, je definícia organizačného systému. Je to otázka osobnej preferencie, takže si ho za vás nemôže vybrať žiadny strýko na webe. Nemôžeme vám dať jasné pokyny, ale môžeme vám ponúknuť niečo:





  • Môžete začať so systémom založeným na vymedzení súborov používateľmi počítačov (tj „Moje súbory“, „Manželské súbory“, „Son Files“). V priečinku „Moje súbory“ môžete vytvárať priečinky „Osobné“ a „Pracovné“. Môžu sa objaviť štvorhra: napríklad rovnaké piesne alebo fotografie. Preto by ste mohli vytvoriť adresár rodiny pre zdieľané súbory.
  • Ako najvyššiu úroveň hierarchie môžete vybrať „zdroj“ súborov alebo inými slovami ich tvorca. Budete mať priečinky „Súbory vytvorené mnou“, „Súbory vytvorené priateľmi a príbuznými“, „Všetky ostatné súbory“ (mp3, filmy, distribúcie programov, obrázky atď.)
  • Každý adresár môže byť základom hlbšej suborganizácie. Napríklad v priečinku „Hudba“ bude zbierka zoradená podľa mien interpretov, v priečinku „Fotografie“ - zbierky obrázkov zoradené podľa dátumu.
  • Ďalšia túra môže byť založená na „význame v súčasnosti“. Súbory, s ktorými sa ešte musíte oboznámiť, sú v rovnakom adresári. Už zobrazené, ale zatiaľ „neakceptované do práce“ - v inom. V súčasnosti prebiehajú aktívne projekty v treťom. A všetky ostatné súbory - v štvrtom (v ňom budete samozrejme musieť vytvoriť ďalší organizačný subsystém)

Dôkladne premýšľajte o navrhovaných možnostiach - zmena prístupu, ak sa ukáže, že je platobne neschopný, bude veľmi ťažká. Pred implementáciou akéhokoľvek systému si dôkladne preštudujte svoje súbory a uistite sa, že dobre zapadajú do novej rutiny.
Tip č. 2. Po rozhodnutí o systéme ho jasne dodržiavajte
Nie je nič zmyselnejšie, ako keby ste strávili dlhé hodiny rozložením všetkých súborov na policiach a uložili čerstvo stiahnuté dokumenty na plochu. Disciplína sa musí vždy zachovávať: po prijatí nového spisu strávte niekoľko sekúnd navyše a uložte ho na správne miesto. V opačnom prípade sa o mesiac alebo dva ocitnete v ešte horšej situácii, ako ste boli - jedna polovica súborov je usporiadaná a druhá je v neporiadku a tento neporiadok nebudete schopný zistiť.
Tip č. 3. Starostlivo vyberte koreňový adresár štruktúry
Nikdy neumiestňujte koreň systému do priečinkov ako „Moje dokumenty“. Týmto umožníte vývojárom operačného systému rozhodnúť sa, ktorá adresárová štruktúra je pre vás najlepšia. Každý vývojár má k tomu vlastný názor: v systéme Windows XP budú vaše súbory umiestnené v priečinku C: Documents and Settings \% username% My documents a v systéme UNIX, pravdepodobne v / home /% username %.
Okrem toho „štandardné“ adresáre majú tendenciu sa rýchlo vyprázdňovať odpadkami, ktoré sú pre vás zbytočné. Takmer každý program považuje za svoju povinnosť vytvoriť svoj vlastný katalóg v časti „Moje dokumenty“. Tieto priečinky sa zvyčajne nehodia do dobre premyslenej organizačnej schémy, preto je najlepšie ich prestať používať. Jednoducho ignorujte „Moje dokumenty“: nechajte sa naplniť čímkoľvek. Znie to ako kacírstvo, ale na „Moje dokumenty“ musíte úplne zabudnúť! Odstráňte všetky ich skratky a ikony a nahraďte ich odkazmi na priečinky, ktoré ste vytvorili a ktoré sú pre vás dôležité.
Zostavte si svoj organizačný systém od začiatku! Pravdepodobne najlepším miestom pre ňu by bola jednotka D: ak ju máte. Všetky vaše súbory budú teda na jednom oddiele a operačný systém a programy na druhom. Výhodami sú more: nielen zjavné výhody vo forme ideálneho poriadku, ale aj ľahkosť prenosu údajov do iného počítača (ak oblasť D: je na samostatnom pevnom disku).
Poznámka: Keď sa dostanete na tip č. 12, uvedomíte si, že je najlepšie vytvoriť rovnaké adresárové štruktúry vrátane písmen jednotiek na všetkých počítačoch. Preto, ak sa rozhodnete vziať D: na ukladanie údajov, uistite sa, že ich možno použiť na všetkých počítačoch. Ak to nie je možné, stále môžete použiť zložitý trik (tip č. 17), ktorý vám umožní ukladať súbory na jednotku C:, ale pristupovať k nim cez D :.
Ak máte iba jednu sekciu (C :), vytvorte v nej samostatný priečinok, ktorý bude obsahovať absolútne všetky vaše súbory - podľa voľby ho môžete pomenovať „Súbory C: “ alebo „Súbory C: “. V zásade nezáleží na názve adresára, ale je lepšie, ak nie je príliš dlhý.
Existuje niekoľko dôvodov:

  • Vždy budete vedieť, kde začať hľadať.
  • Ak sa rozhodnete počítač predať, bez problémov preneste údaje do nového.
  • Pri plánovaní zálohy je ľahké rozhodnúť sa o výbere súborov - všetky sú v jednej zložke
  • Proces synchronizácie s ostatnými počítačmi do ošklivosti je zjednodušený. Klávesové skratky, ktoré ste vytvorili, budú navyše fungovať na všetkých počítačoch (tip č. 24).

Po rozhodnutí o koreňovom priečinku štruktúry doň preneste všetky súbory. Nevšímajte si adresáre vytvorené operačným systémom („Moja hudba“, „Moje obrázky“ atď.). Aj keď v skutočnosti môžete mnohé z nich vložiť do svojej štruktúry (tip č. 6).
Po zhromaždení všetkých súborov v jednom adresári nechajte ostatné priečinky samotné - budeme predpokladať, že patria do operačného systému a nemali by ste sa ich dotknúť.
Snímka obrazovky upratanej jednotky C:, kde sú všetky súbory zhromažďované v príslušnom adresári (pravdepodobne nemáte priečinky Program Files (x86) a PerfLogs)


Tip č. 4. Použite podadresáre
Najjednoduchšia a najzreteľnejšia rada. Bez ohľadu na to, aký organizačný systém si vyberiete, budete musieť vytvoriť priečinky, do ktorých budete ukladať súbory. Zvyknite si na neustále vytváranie nových adresárov.
Tip č. 5. Neboj sa prílišnej hĺbky
Vytvorte toľko úrovní podadresárov, koľko potrebujete. Vždy, keď si všimnete možnosť zoskupiť súbor súvisiacich súborov do samostatného priečinka, urobte to. Kombinujte do podadresárov všetky skladby jedného albumu, všetky fotografie z jednej dovolenky, všetky dokumenty od jedného klienta.
Nemusíte sa báť umiestniť súbor do priečinka ako C: Files I From others Services Alfabank Applications 2010. Dokonca ani podadresár úrovne 10 nie je neobvyklý, ale existuje iba 7 úrovní. Samozrejme, rovnako ako v každej firme, môžete ísť príliš ďaleko: ak vytvoríte podadresár na uloženie jedného súboru, pravdepodobne ho preháňate. Na druhej strane, po vytvorení elementárneho dvojúrovňového systému (napríklad C: Files Work) nebudete vôbec postupovať pri organizovaní údajov (pokiaľ nemáte 5 - 6 súborov). V takom prípade sa váš adresár „Work“ zmení na výpis, ktorý nahradí „Desktop“ obsahujúci stovky rozptýlených súborov.
Tip č. 6. Presuňte štandardné užívateľské adresáre do svojho úložiska
Väčšina operačných systémov vrátane systému Windows vytvára pre každého používateľa špecifickú množinu priečinkov. V predvolenom nastavení obsahujú dokumenty, hudbu, digitálne fotografie a súbory stiahnuté z internetu. V systéme Windows 7 vyzerá zoznam štandardných adresárov takto:


Niektoré z nich už nikdy nebudete používať (napríklad priečinok Obľúbené je pre fanúšikov alternatívnych prehliadačov Internet Explorer k ničomu). Их можно оставить на своих местах. Но некоторые другие каталоги могут оказаться весьма полезными. Кроме того, даже если вы перестанете обращаться к созданным операционной системой каталогам, Windows все равно будет рассматривать их как папки по умолчанию для многих типов файлов. Когда при попытке сохранить какой?либо файл вам постоянно предлагают каталог, который не входит в вашу организованную систему, это очень раздражает.
Existuje však jednoduché riešenie: vložte štandardné adresáre, ktoré potrebujete, do svojej vlastnej štruktúry. Je to veľmi ľahké: stačí pretiahnuť adresár na nové miesto.


Tip č. 7. Pomenujte názvy súborov a priečinkov múdro
Ešte jedna zrejmá rada: nikdy nevytvárajte súbory s nezmyselnými názvami ako „Document1.doc“ alebo adresáre ako „Nový priečinok (2)“. Stráviť tucet sekúnd a prísť s menom, ktoré presne popisuje, čo je vo vnútri súboru alebo priečinka. Nemusíte vkladať všetok obsah do hlavičky,)
Tip č. 8. Dajte si pozor na dlhé názvy súborov
Potreba používať príliš dlhé názvy súborov znamená, že ste ešte nevytvorili dostatočne jasnú a hlbokú štruktúru priečinkov. Ak chcete pomenovať súbor „Správa o predaji Horn & Experts marec 2009.xls“, je lepšie vytvoriť niekoľko ďalších podadresárov, aby sa súbor nazval „Mart.xls“ a umiestnil sa napríklad do časti Klienti Horns & Experts Reports Sales 2009.
Pamätajte, že správne umiestnený súbor má pomerne stručné meno!
Tip č. 9. Použite skratky všade
Pravdepodobne najužitočnejší a najdôležitejší tip. Skratka umožňuje, aby sa súbor nachádzal na dvoch miestach súčasne.
Prečo je to potrebné? Súbory a adresáre všetkých moderných operačných systémov sú skombinované do hierarchickej štruktúry. To znamená, že každý objekt (súbor alebo priečinok) môže mať iba jedného rodiča, alebo inými slovami, môže byť v jednom adresári. Takáto štruktúra je podobná stromu s konármi a adresármi a listami. Už ste niekedy videli list na strome rastúci z dvoch vetiev naraz? Ani ja.
Takýto spôsob štruktúrovania údajov na pevnom disku sa môže javiť ako samozrejmý a dokonca potrebný, je to však iba jedna z možností. Existujú aj ďalšie: napríklad relačné databázy organizujú informácie úplne iným spôsobom.
Hlavným obmedzením hierarchickej štruktúry je schopnosť súboru byť v danom čase iba na jednej vetve stromu (v jednom adresári). Toto obmedzenie spôsobuje dva skôr nepríjemné problémy:

  • „Správne“ umiestnenie súboru vybrané podľa zásad organizácie údajov je často veľmi nepohodlné, pokiaľ ide o prístup k nemu. To, že sa súbor nachádza na vhodnom mieste, neznamená, že je ľahko dosiahnuteľné. Váš dokument môže byť „správne“ umiestnený v podadresári šiestej úrovne a budete ho musieť otvoriť niekoľkokrát denne a veľmi rýchlo, čo, ako viete, nie je vôbec také inšpirujúce v takej hĺbke. Samozrejme môžete vždy preniesť súbor na vhodnejšie miesto, ale po dokončení práce ho musíte stále odoslať späť.
  • Súbor môže jednoducho odkazovať na dva adresáre vo vašej štruktúre naraz. Predpokladajme, že ste účtovník a práve ste dokončili vyplnenie daňového priznania za rok 2009 pre spoločnosť IE Ivanov. Môžete pomenovať súbor „daňové priznanie 2009.doc“ a umiestniť ho do adresára Clients IP Ivanov. Možno však zbierate deklarácie na jeden rok v niektorom zdieľanom priečinku. Potom budete musieť premenovať súbor na „IP Ivanov.doc“ a skopírovať ho do katalógu Daňové priznania 2009. To je taký problém.

Našťastie systém Windows (a väčšina ostatných operačných systémov) našťastie umožňuje umiestniť súbor na dve miesta súčasne: nazýva sa „odkaz“ (v systéme Mac je známy ako „alias“, na UNIX - „symbolický odkaz“). Klávesové skratky umožňujú, aby bol súbor v rovnakom adresári a ikona, ktorá naň odkazuje, sa dá umiestniť kdekoľvek. Dvojitým kliknutím na ikonu sa otvorí pôvodný súbor, akoby ste naň klikli priamo.
Pozrite sa na tieto dve ikony:


Jeden naľavo je dokument programu Word a na pravej strane uvidíte odkaz smerujúci na ten istý dokument. Dvojitým kliknutím na niektorú z ikon sa otvorí rovnaký súbor. Medzi ikonami sú dva vizuálne rozdiely:

  • V skratke v ľavom dolnom rohu je malá šípka (v systéme Windows)
  • Štítok môže mať názov bez rozšírenia (v skutočnosti existuje, ale najčastejšie sa neobjavuje)

Skratku môžete kedykoľvek odstrániť bez obáv zo straty údajov: pôvodný súbor zostane na svojom mieste. Stratíte iba možnosť prístupu k súboru na vhodnom mieste.
Čo robí štítky tak úžasnými? Umožňujú nám ľahko prekonať hlavné obmedzenia hierarchických systémov súborov a umiestniť ten istý súbor na niekoľko miest naraz. Vždy budete mať súbory, ktoré sa veľmi dobre nehodia do vašej organizačnej štruktúry a nemôžu byť umiestnené iba v jednom adresári. Skratky sa vytvárajú pre také „škodlivé“ súbory! Okrem toho poskytujú príležitosť sústrediť často používané súbory a adresáre do jedného bodu pre väčšie pohodlie. Súčasne pôvodné súbory zostanú na svojom mieste bez toho, aby porušili jasnú organizačnú schému a boli úplne bezpečné.
Preto je pre najnutnejšie súbory, ktoré by mali byť vždy po ruke, najlepšie vytvárať odkazy na vhodnom a ľahko prístupnom mieste.
Ak ste ešte neboli presvedčení o užitočnosti skratiek, nezabudnite na také známe oblasti systému Windows, ako sú:

  • Ponuka Štart (a všetky programy v nej)
  • Rýchle spustenie
  • Priečinok s obľúbenými položkami v ľavom hornom rohu Prieskumníka (v systéme Windows Vista a 7)
  • Záložky programu Internet Explorer

Celý ich obsah nie je ničím iným ako skratkami. Jediným účelom ich existencie je poskytnúť používateľovi pohodlný prístup k často používaným súborom, adresárom a internetovým zdrojom.
Klávesové skratky vám umožňujú zobraziť „zlaté pravidlo“ usporiadania súborov a adresárov:

Vždy prekonajte jednu kópiu súboru. Nikdy nevytvárajte dve kópie toho istého súboru - namiesto toho použite skratku.
Pravidlo by sa samozrejme nemalo uplatňovať na kópie vytvorené ručne alebo pomocou zálohovacích programov na zaistenie bezpečnosti údajov.
Existuje niekoľko menej významných pravidiel: „nekopírujte súbory do pracovného priestoru - vytvorte pre ne skratky“ a „ak máte pocit, že prechod na súbor trvá príliš dlho, vytvorte odkaz na vhodnom mieste“.
Ako teda vytvoríte tieto neuveriteľne užitočné skratky? Existujú 2 hlavné spôsoby:




  • Skopírujte pôvodný súbor alebo adresár (kliknite naň a stlačte Ctrl + C alebo v kontextovej ponuke zvoľte „Kopírovať“).

Teraz kliknite pravým tlačidlom myši na prázdne miesto v cieľovom priečinku (kde chcete vytvoriť odkaz) a vyberte príkaz „Vložiť odkaz“.

  • Podržte pravé tlačidlo myši a pretiahnite súbor zo zdrojového umiestnenia do cieľového adresára. Po uvoľnení tlačidla sa zobrazí ponuka. V ňom musíte vybrať možnosť „Vytvoriť odkazy“.
  • Upozorňujeme, že pri vytváraní skratky systém Windows často dáva jej názov, napríklad „Skratka pre Winword.exe“. Ak sa vám nepáčia ďalšie slová vložené operačným systémom, môžete jednoducho skratku premenovať alebo dokonca zabrániť systému Windows v tom, aby robil také škaredé veci.)
    A samozrejme môžete tiež vytvoriť skratky pre adresáre, nielen pre súbory.
    Tip č. 10. Oddeľte aplikačné a dátové súbory
    Súbory aplikácií sú súčasťou nainštalovaných programov (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp atď.). Dátové súbory zahŕňajú to, čo ste vytvorili pomocou nainštalovaných programov: textové dokumenty, fotografie, zoznamy skladieb.
    Rôzny softvér sa neustále inštaluje, odstraňuje a aktualizuje. Dúfam, že originálne disky alebo distribúcie stiahnuté z internetu budete mať na bezpečnom mieste a potrebné programy môžete kedykoľvek preinštalovať. V tomto prípade majú ich komponenty druhoradý význam (neznamená to, že na ich odstránenie musíte okamžite ponáhľať)). Aj keď sú vaše cenné súbory z definície veľmi dôležité. A oddeľovať potrebné súbory od zbytočných je veľmi dobrý princíp.
    Preto, keď vás program požiada o uloženie súboru, zamyslite sa na chvíľu a skontrolujte, či sa má dať priamo do jeho priečinka. Takúto ponuku by ste, samozrejme, mali odmietnuť a zvoliť si vlastný adresár určený pre tento súbor. V podstate je najlepšie zmeniť štandardný adresár na ukladanie súborov na niečo, čo je v nastaveniach programu vhodnejšie (ak je takáto možnosť k dispozícii a môžete ju nájsť).
    Tip č. 11. Usporiadajte súbory podľa účelu, nie podľa typu
    Ak máte adresár, povedzme, Work Clients Petrov, a vo vnútri sú dva priečinky - „Word Documents“ a „Excel Excel“ (inými slovami, oddelíte súbory .doc od .xls), potom je veľká šanca že vaša organizácia nie je optimálna. Triedenie súborov podľa prípony často nemá význam. Namiesto toho by mohlo byť lepšie vytvoriť podadresáre, ktoré odrážajú účel súborov. V našom príklade to môžu byť napríklad priečinky Korešpondencia a Finančné dokumenty. Pri akumulácii súborov toho istého typu v konkrétnom adresári samozrejme nie je nič strašné, ak je to taká náhoda, a nie systém, ktorý je zámerne implementovaný.
    Tip č. 12. Udržujte rovnakú štruktúru priečinkov na všetkých počítačoch
    Jednoducho povedané, nech si vyberiete akúkoľvek organizačnú schému, skúste ju aplikovať na všetky počítače, osobné aj na prácu. Výhody tohto prístupu sú nasledujúce:

    • Hlava sa upcháva menej.) Bez ohľadu na to, aký počítač používate, vždy viete, kde hľadať svoje súbory.
    • Proces kopírovania a synchronizácie súborov medzi viacerými počítačmi je zjednodušený.
    • Skratky presúvajú štítky z jedného počítača na druhý bezbolestne (samozrejme, spolu s pôvodnými súbormi). Pri hľadaní objektu, na ktorý odkaz odkazuje, nie je potrebné pevný disk „otočiť hore nohami“.
    • Výkon prepojených súborov (tabuľky Excelu, zoznamy skladieb) je zachovaný

    Špička sa týka aj písmen písmen. Ak ukladáte súbory v C: na jednom počítači, umiestnite ich tam na všetky ostatné. V opačnom prípade prestanú fungovať odkazy, zoznamy skladieb a ďalšie súvisiace súbory.
    Tip č. 13. Vytvorenie doručenej pošty
    Vytvorte adresár na ukladanie súborov, na ktorých práve pracujete alebo na ktorých ste sa ešte nezoradili. Môžete ho pomenovať „Doručená pošta“ (podobne ako priečinok v e-mailovej schránke), „Work“, „ToDo“ alebo prísť s vlastným menom. Názov nie je dôležitý - hlavná vec je, že je!
    Po dokončení práce so súborom ho presuňte z doručenej pošty na určené miesto v štruktúre adresárov.
    Možno budete v pokušení používať ako svoju doručenú poštu „Desktop“. Či je takéto správanie správne alebo nie, ale väčšina to robí iba. Je dôležité si uvedomiť, že ak sa rozhodnete používať pracovnú plochu „Desktop“ ako „Doručená pošta“, neukladajte do nej žiadne cudzie súbory. Vyššie uvedené platí však pre akýkoľvek iný katalóg, nielen pre „pracovnú plochu“.
    Zostáva ešte jedna otázka: kam umiestniť doručenú poštu, ktorá by podľa definície nemala byť súčasťou vašej organizačnej štruktúry? Predovšetkým by mala byť vždy po ruke. Najčastejšie sa s ňou spojíte, takže kľúčom k výberu miesta je pohodlie. Skvelou možnosťou by bolo umiestniť priečinok Doručená pošta na plochu, najmä ak neexistujú žiadne ďalšie adresáre. Nájdenie pracovného priečinka v Prieskumníkovi systému Windows bude potom jednoduchšie ako kedykoľvek predtým:


    Je tiež vhodné vytvoriť pre ňu odkazy na iných vhodných miestach (na lište „Obľúbené“, na paneli rýchleho spustenia).
    Tip č. 14. Uistite sa, že máte jednu doručenú poštu
    Po vytvorení priečinkov Doručená pošta nepoužívajte na ukladanie nezostavených a pracovných súborov žiadny iný adresár. Pri vytváraní alebo prijímaní nového súboru ho okamžite vložte do priečinka Doručená pošta, potom vás počítač vždy poteší čistotou a objednávkou. Posledné je zoradenie všetkých možných priečinkov pri hľadaní aktuálnych projektov, takže ich všetky zhromažďujte do jedného adresára.
    Niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu mať jednu doručenú poštu a nepohodlie:

    • Ak chcete uložiť predvolené súbory do všetkých programov, nastavte ho do adresára
    • Nastavte ho ako predvolený adresár na stiahnutie pre všetky prehliadače
    • Ak „Doručená pošta“ a „Pracovná plocha“ nie sú to isté, skúste ich nenasypávať dočasnými súbormi, aby sa zachoval jej pôvodný vzhľad:


    Tip č. 15. Udržujte priečinok doručenej pošty čistý
    Toto je jedna z kľúčových vecí, ktoré vám vždy zostanú organizované. Ak povolíte pretečenie priečinka Doručená pošta (tj bude existovať napríklad viac ako 30 adresárov alebo súborov), budete sa čoskoro cítiť preťažený a nechcú sa nahromadiť výsledné blokovania. Po určitom okamihu jednoducho začnete ignorovať svoju doručenú poštu. Možno tam budete aj naďalej ukladať súbory, ale ich porozumenie bude neuveriteľne ťažké a budete opäť na začiatku cesty s partiou rozptýlených dokumentov.
    Ako tomu zabrániť?

    • Pravidelne kontrolujte svoju doručenú poštu (najmenej 3–5 krát denne).
    • Vyhľadajte súbory, na ktorých ste už pracovali, a okamžite vložte miesto, ktoré je pre ne určené.
    • Nastavte minimálny počet súborov v priečinku Doručená pošta na zdroj hrdosti.) Čistotu tohto priečinka považujte za jednu z vašich hlavných priorít (týkajúcich sa počítačov).
    • Ak si v doručenej pošte všimnete zastaraný súbor (napríklad, že je tam už viac ako 6 týždňov), pripustite, že v skutočnosti sa k nemu pravdepodobne nedostanete v blízkej budúcnosti a presuňte ho tam, kde by mal byť.

    Tip č. 16. Neodkladajte triedenie v dlhom rámčeku, použite skratky pre aktívne projekty
    Ihneď po vytvorení, prijatí alebo stiahnutí nového súboru ho okamžite, bez oneskorenia, zapíšte do príslušného adresára. Ak s ním potrebujete pracovať (možno ihneď), vytvorte odkaz v priečinku Doručená pošta alebo na pracovnej ploche. Takto budú vždy k dispozícii všetky súbory a zároveň budete mať rýchly a pohodlný prístup k aktuálnym aktívnym projektom. Po dokončení práce so súborom stačí skratku odstrániť.
    V priečinku Doručená pošta a na pracovnej ploche by v ideálnom prípade nemali byť žiadne priečinky a súbory, iba klávesové skratky.

    Tip č. 17. Na zachovanie jednotnej štruktúry priečinkov používajte symbolické (symbolické) odkazy a spojenia

    Tento tip vám pomôže obísť jeden z možných problémov, s ktorými sa môžete stretnúť pri vytváraní organizačnej schémy - problém niekoľkých oddielov (C:, D: atď.) Na rôznych počítačoch. Možno budete chcieť ukladať súbory na jednotku D: pretože je tu najviac voľného miesta a usporiadať usporiadanú štruktúru priečinkov na C: alebo naopak.
    Vaša organizačná schéma môže poskytnúť prístup k súborom iba s C: (napríklad ak je jeho koreňový adresár niečo ako C: Files). Zároveň a stovky bezplatných gigabajtov na D: bolo by pekné niečo vziať? Našťastie je možné ukladať súbory na D: a pristupovať k nim cez C:, a nie pomocou klávesových skratiek (hoci princíp je dosť podobný).
    Pomocou príkazu mklink môžete zobrať priečinok na jednej jednotke a vytvoriť preň alias, ktorý sa nazýva symbolický odkaz alebo bod pripojenia, na inom (v skutočnosti mklink dokáže oveľa viac, ale toto je téma samostatného článku). Symbolické odkazy považujte za virtuálne adresáre - fungujú ako bežné priečinky s tým rozdielom, že sa fyzicky nachádzajú niekde inde.
    Napríklad ste sa rozhodli umiestniť organizovanú štruktúru priečinkov na D:, ale musíte na ňu vytvoriť odkaz aj z jednotky C: z adresára C: Files. V takom prípade by ste mohli vytvoriť súbory C: ako symbolický odkaz na D: nasledujúcim príkazom:

    Alebo možno budete chcieť uložiť na D: iba filmovú zbierku. Potom preneste všetky filmy do koreňového adresára D: a vytvorte odkaz naň vo formáte C: Files Media Cinema pomocou príkazu:

    Tieto príkazy sa musia spúšťať z konzoly Windows Vista / 7, ktorá je spustená s oprávneniami správcu. Ak ho chcete nazvať, kliknite na tlačidlo „Štart“, do poľa „Nájsť programy a súbory“ napíšte „cmd“ a v kontextovej ponuke vyberte „Spustiť ako správca“. Používatelia systému Windows XP / 2000 si budú musieť stiahnuť obslužný program mklink z Internetu, pretože nie je súčasťou týchto operačných systémov.
    Tip č. 18. Nahraďte štandardné ikony priečinka vlastnými
    Presnejšie povedané, má to skôr nepriamy vzťah k organizácii informácií. Použitie jedinečných ikon vám však umožní rýchlo identifikovať adresáre vizuálne, čím ušetríte čas pri hľadaní súborov.


    Tip č. 19. Upravte ponuku Štart
    Vo väčšine počítačov so systémom Windows je koncentrácia neporiadku v ponuke Štart neuveriteľne vysoká. Každá nainštalovaná aplikácia má špeciálny prístup k umiestňovaniu ikon: niektoré pridávajú iba jednu ikonu, iné vytvárajú priečinky s vlastným menom a iné adresáre na počesť svojho vývojára. To vytvára skutočný chaos, ktorý mení hľadanie správneho programu na činnosť, nie na slabé srdce.
    Aj napriek tak užitočným funkciám operačného systému, ako je lišta rýchleho spustenia alebo superbar, ktoré nám trochu pomáhajú vyrovnať sa so zmätenosťou, sa za to určite rozhodne hodiť do vnútorností ponuky Štart a dať ich do poriadku.
    Najprv sa musíte rozhodnúť, na akom princípe budete organizovať aplikácie v časti „Štart“. Navrhuje sa štruktúra založená na účele programov. Tu je jej príklad:


    Výraz „Nástroje“ tu znamená časy

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send