Užitočné tipy

Ako usporiadať valné zhromaždenie vlastníkov

Podľa povolania som sa musel vysporiadať s desiatkami rôznych spoločností. A väčšina z nich je spojená jedným problémom riadenia - neschopnosťou efektívne viesť stretnutia zamestnancov. Význam zhromaždení v modernej spoločnosti je ťažké preceňovať. Ak sa riadny zamestnanec obvykle zúčastňuje iba týždenného stretnutia, ktoré trvá najviac 3 - 5% jeho pracovného času, potom práca vedúceho manažéra pozostáva z celkovo päťdesiatich percent stretnutí. Kvalita týchto udalostí teda nie je v žiadnom prípade nečinná otázka. Čo je potrebné urobiť, aby boli stretnutia čo najefektívnejšie? Ponúkam 12 osvedčených postupov:

  1. Usporiadajte stretnutia vo vašej organizácii. Určite, ktoré stretnutia sa budú konať pravidelne, a pripravte si na svoje vlastné pravidlá. V nariadeniach opíšte frekvenciu (deň v týždni, čas) a miesto konania, rozsah otázok, ktoré sa majú vyriešiť, zoznam účastníkov stretnutia, proces prípravy a formát záverečného dokumentu. Koordinovať predpisy s vodcami. Oboznámte účastníkov s príslušnými nariadeniami. Minimalizujte počet náhlych stretnutí. Časté núdzové stretnutia vážne zasahujú do súčasnej práce, vytvárajú nervozitu a rozmazávajú dôležitosť bežných udalostí.
  2. Vypracujte formulár správy, podľa ktorého sa účastníci pripravia a podajú správu. Urobte všetko pre to, aby sa tlačená zostava zmestila na list A4. Nie je potrebné zahrnúť všetky dostupné údaje do správy. Buďte struční. Označte iba skutočne užitočné typy údajov.
  3. Stretnutie by malo mať účel. A je lepšie, že tento cieľ bol rozhodnutím. Jednoduchá komunikácia je jednoduchšia a inteligentnejšia ako odosielanie e-mailom.
  4. Pripravte účastníkov na stretnutie. Nemali by ste pozývať manažérov, ktorí nemajú informácie potrebné na prijatie rozhodnutia. Účastníkom stretnutia pošlite potrebné materiály s predbežným vyhodnotením situácie, predbežnými zisteniami a navrhovanými riešeniami. Potom sa na valnom zhromaždení rozhodnete oveľa rýchlejšie (čo je cieľom každého kvalitného stretnutia).
  5. Ak je účelom zasadnutia vypracovanie rozhodnutí (a to by malo byť tak v 95% prípadov), nezveďte na ne viac ako 10 účastníkov (maximálne 15). Faktom je, že ktorákoľvek skupina môže robiť účinné rozhodnutia, iba ak sú členovia tejto skupiny zapojení do tohto procesu a cítia sa do neho zapojení. Ak účastník zasadnutia nevidí príležitosť ovplyvniť rozhodovanie, zúčastniť sa diskusií, vyjadriť svoje stanovisko, bude sa správať ľahostajne, svojím celistvým pôsobením, rozdeľujúci konštruktívny tón valného zhromaždenia. Túžba manažérov pozvať na stretnutie namiesto benefitu čo najviac ľudí bude preto škodlivá. Úlohou je správne a rýchlo sa rozhodnúť a potom toto rozhodnutie zrušiť (pravdepodobne so samostatným stretnutím manažérov a manažérov na úrovni mínus 1). Pozvite iba tých, ktorí môžu ovplyvniť zlepšenie kvality rozhodnutí.
  6. Stretnutie by malo viesť moderátor. Môžu byť vodcami alebo skúsenými facilitátormi. Hlavnou úlohou moderátora je monitorovať súlad s nariadeniami, kvalitu diskusie a súlad s konštruktívnosťou dialógu. Ak má schôdzka povahu brainstormingového stretnutia, je lepšie, aby moderátor nebol šéfom, pretože v jeho prítomnosti sa ľudia budú báť ukázať.
  7. Skráťte dĺžku stretnutia čo najviac. Dodržiavanie nariadení (moderátor!) Vám v tejto veci pomôže. Som za to, aby sa týždenné stretnutie konalo o 1 hodine. Zároveň všade sledujem, ako sa na ňu každý týždeň trávia 3-4 hodiny alebo viac! Neoprávnená strata času pre najcennejších zamestnancov! Stretnutie by sa malo začať a skončiť včas.
  8. Zdieľajte zodpovednosť. Pre vodcu (vedúceho) nie je možné urobiť úvodný prejav, hovoriť o výsledkoch práce, schvaľovať rozhodnutia a riadiť diskusiu. Aký má potom zmysel ostatní ľudia na stretnutí? Priraďte zodpovedného moderátora, ktorý je oboznámený s účastníkmi stretnutia a má dobré znalosti v podnikaní spoločnosti. Môže to byť vedúci oddelenia ľudských zdrojov (je lepšie vyhnúť sa moderátorom v oblasti marketingu alebo predaja). Nechajte vedúceho uviesť úvodný prejav, načrtnúť predpisy, hlavné problémy tohto stretnutia a dať účastníkom príležitosť striedať sa a hovoriť o stretnutí. Nie je vhodné, aby vedúci vyjadril svoj názor ako prvý. To demotivuje ostatných účastníkov. Zároveň však musí nevyhnutne uviesť svoje stanovisko k diskutovanej otázke.
  9. Vyhnite sa verejnému odsúdeniu alebo trestaniu zamestnancov na valných zhromaždeniach. Poskytnite čas na tieto úlohy na osobné stretnutie.
  10. Stanovte základnú dohodu. Začnite nasledujúcu schôdzu a overte, či sú splnené podmienky predchádzajúcej schôdze. A až potom prejde k aktuálnej práci na formáte.
  11. Poverte moderátora, aby pripravil správu o stretnutí a poslal ju všetkým účastníkom nasledujúce ráno (ako posledný termín).
  12. Buďte vytrvalí! Nastavenie ľubovoľného procesu si vyžaduje čas. Zo skúseností môžem povedať, že vývoj a implementácia systému efektívnych skupinových procesov je veľmi náročná. Môže to trvať šesť mesiacov alebo dokonca rok. Manažéri tento proces sabotujú. Mnohokrát bude túžba vzdať sa, ale nevzdávajte sa! Cesta k vynikajúcemu výsledku prechádza iba efektívnym procesom!

1. Kto a kedy môže zvolať valné zhromaždenie vlastníkov?

Výročné valné zhromaždenie vlastníkov priestorov v bytovom dome sa koná v druhom štvrťroku, pokiaľ sa v zhromaždení vlastníkov predtým nestanovil iný postup. Kedykoľvek sa môže konať mimoriadne valné zhromaždenie vlastníkov. Iniciátorom môže byť:

  • každý vlastník priestorov v dome,
  • GKU „Inžinierske služby okresov“ (ak sa v dome nachádza mestské vlastníctvo),
  • orgán miestnej správy
  • riadiaca organizácia (alebo HOA, LCD, ZhSK).

2. Aké otázky sa môžu položiť na hlasovanie majiteľom bytového domu?

Valné zhromaždenie vlastníkov môže rozhodnúť o:

  • rekonštrukcia domu, generálna oprava spoločného majetku v bytovom dome, o použití finančných prostriedkov z generálneho fondu, oprava a (alebo) prestavba priestorov, ktoré tvoria spoločný majetok v bytovom dome,
  • výber spôsobu vytvorenia fondu na opravu kapitálu, zvýšenie výšky príspevkov na väčšie opravy, výber osoby oprávnenej na otvorenie osobitného účtu doma a vykonávanie operácií s prostriedkami na osobitnom účte,
  • získanie úveru alebo pôžičky na generálnu opravu prostredníctvom partnerstva majiteľov domov (bytové družstvo, bytový komplex, riadiaca organizácia),
  • limity využitia pozemku, na ktorom sa nachádza bytový dom, zlepšenie tohto pozemku, inštalácia bariéry na nádvorí,
  • uzatváranie zmlúv na inštaláciu a prevádzku reklamných štruktúr, ak je určené na spoločné užívanie vlastníkov v bytovom dome,
  • výber spôsobu, ako spravovať svoj domov,
  • výstup z programu obnovy,
  • prebiehajúca oprava spoločného majetku v bytovom dome,
  • uzatváranie dohôd vlastníkmi konajúcimi v ich mene s organizáciami dodávajúcimi zdroje a regionálnym prevádzkovateľom na nakladanie s tuhým komunálnym odpadom,
  • súhlas s prevodom bytových priestorov do nebytových priestorov,
  • ďalšie otázky.

3. Akými formami sa môže stretnutie konať?

Valné zhromaždenie vlastníkov sa môže konať:

Obsah oznámenia o stretnutí, ktorý sa má zaslať vlastníkom, a postup hlasovania sa líšia v závislosti od formy stretnutia.

Pri osobnom hlasovaní sú vlastníci osobne prítomní na schôdzi. Pri rokovaniach v neprítomnosti majú vlastníci právo osobne sa zúčastniť na schôdzi a hlasovať po prečítaní programu schôdze v neprítomnosti. V neprítomnosti hlasujú vlastníci svoje rozhodnutia na adresu uvedenú v oznámení o stretnutí.

Ak sa osobné stretnutie nezúčastnilo kvórum, koná sa neprítomné.

4. Aké dokumenty je potrebné pripraviť pred valným zhromaždením vlastníkov?

V rámci prípravy na valné zhromaždenie vlastníkov musíte:

  1. Definujte program valného zhromaždenia.
  2. Napíšte správu a informujte vlastníkov.
  3. Pripraviť register vlastníkov priestorov v bytovom dome, ako aj formy formulárov a informačných materiálov (formulár správy o stretnutí, formulár rozhodnutia pre vlastníka priestorov, formulár protokolu atď.).
  4. Určite, ako budete informovať vlastníkov stretnutia.

5. Ako informovať vlastníkov stretnutia?

Ak už skôr na valnom zhromaždení vlastníci stanovili, že oznámenia o nových stretnutiach môžu byť umiestnené na schodisku, môžete tak urobiť. Ak sa však takéto rozhodnutie neprijme, bude potrebné zaslať oznámenia doporučenou poštou alebo osobne na podpis.

Vlastníci musia byť informovaní najneskôr 10 dní pred dátumom stretnutia. Vezmite prosím na vedomie: bude potrebné informovať vlastníkov stretnutia ako o riadiacej organizácii (HOA, LCD, bytové družstvo), tak aj o vašej občianskej registračnej komisii, ak je v dome štátny majetok.

Bude tiež potrebné viesť register oznámení, v ktorom sa uvedú údaje vlastníkov a dátumy ich oznámenia. Ak pošlete oznámenie doporučenou poštou, dátum oznámenia je dátum odoslania listu. V budúcnosti bude musieť byť k zápisnici zo schôdze vlastníkov priložené poštové potvrdenia.

Ak máte schôdzu v neprítomnosti alebo v neprítomnosti, budete musieť k oznámeniu priložiť formuláre hlasovania pre každú z otázok a uviesť konečný dátum na prijatie rozhodnutí, ako aj miesto alebo adresu, na ktorú ich musíte previesť.

6. Ako hlasovať?

na stretnutie na plný úväzok majitelia sa zoznámia s materiálmi k otázkam predloženým na program rokovania, diskutujú o týchto otázkach a hlasujú o každom z nich. Hlasovanie o otázkach, ktoré predtým neboli zahrnuté do programu, nebude účinné.

Na účasť na osobnej diskusii a hlasovaní musia mať vlastníci priestorov pas a kópiu dokladu potvrdzujúceho vlastníctvo priestorov a zástupcovia vlastníkov priestorov musia mať aj doklady potvrdzujúce oprávnenie zastupovať záujmy vlastníka na valnom zhromaždení. Ak zástupca majiteľa hlasuje, k zápisnici zo zasadnutia sa následne pripojí notársky overená plná moc.

Hlasovanie sa môže uskutočniť písomnou formou aj vyplnením formulárov, napríklad zdvihnutím rúk dokumentáciou o rozhodnutiach vlastníkov. Pravidlá a metódy hlasovania môžu byť schválené valným zhromaždením.

Hlasovanie v korešpondenčný formulár sa konalo v čase, ktorý ste nastavili, iba pomocou formulárov zaslaných majiteľom spolu so správami o stretnutí.

Na čiastočný úväzok táto forma znamená možnosť hlasovať v neprítomnosti aj osobne sa zúčastniť na schôdzi.

Vo formulároch hlasovania oproti každému vydaniu, ktoré sa vyžaduje od majiteľov, by mali byť stĺpce „za“, „proti“ a „zdržali sa hlasovania“. Majiteľ musí umiestniť známku pred jednu z možností odpovede. Formulár a podľa toho aj hlas majiteľa sa považujú za neplatný, ak sú naraz zaznamenané viaceré odpovede na tú istú otázku, ak nie sú položené odpovede na otázky, ak nie sú uvedené informácie o vlastníkovi (zástupcovi vlastníka), ak formulár neobsahuje podpis vlastníka (zástupcu). ,

7. Ako spočítať hlasy majiteľov?

Rozhodnutia o záležitostiach, o ktorých sa hlasuje, sa prijímajú väčšinou hlasov všetkých vlastníkov zúčastňujúcich sa na schôdzi. Výnimkou sú prípady, keď zasadnutie napríklad rozhodne o výbere spôsobu vytvorenia fondu na opravu kapitálu, vytvorení HOA a schválení jeho charty (rozhodnutie prijíma viac ako 50% z celkového počtu hlasov vlastníkov priestorov v bytovom dome). V mnohých ďalších prípadoch si rozhodnutie vyžaduje najmenej dve tretiny všetkých hlasov vlastníkov priestorov v bytovom dome.

Sčítanie hlasov vykonáva komisia pre počítanie, protokol vypracuje tajomník valného zhromaždenia vlastníkov. Zápisnica sa musí vypracovať najneskôr do 10 dní po valnom zhromaždení. Zápisnica zo schôdze musí obsahovať:

  • dátum a registračné číslo protokolu,
  • dátum, miesto a formu valného zhromaždenia,
  • informácie o iniciátoroch stretnutia,
  • otázky na programe rokovania,
  • informácie o pozvaných a zúčastnených osobách,
  • miesto (adresu) uchovávania zápisníc z valných zhromaždení a rozhodnutí vlastníkov priestorov v bytovom dome o záležitostiach predložených na hlasovanie,
  • prílohy k zápisnici z valného zhromaždenia.

Viac podrobností o požiadavkách na vyhotovenie zápisnice z valného zhromaždenia vlastníkov možno nájsť v uznesení ministerstva výstavby Ruska.

8. Čo robiť po stretnutí?

Najneskôr do 10 dní od valného zhromaždenia vlastníkov sa originály rozhodnutí a zápisníc z valného zhromaždenia vlastníkov musia predložiť riadiacej organizácii, predstavenstvu partnerstva majiteľov domov, bytovému alebo bytovému družstvu, ďalšiemu špecializovanému spotrebiteľskému družstvu, ktoré tieto dokumenty potom pošle Moskovskej inšpekcii bývania. Okrem toho musia byť do 10 dní umiestnené na oboznámenie vlastníkov v miestnosti prístupnej všetkým majiteľom a určenej valným zhromaždením. Originály dokumentov sa uchovávajú na adrese, ktorá tiež definuje valné zhromaždenie vlastníkov.

Rozhodnutie valného zhromaždenia vlastníkov je povinné pre všetkých vlastníkov priestorov v dome bez ohľadu na to, či sa zúčastnili zhromaždenia alebo nie.

Ak nesúhlasíte s rozhodnutím valného zhromaždenia vlastníkov, ktoré je v rozpore s postupom stanoveným Kódexom bývania Ruskej federácie (ak ste sa nezúčastnili na takomto stretnutí alebo hlasovali proti tomuto rozhodnutiu) a ak toto rozhodnutie porušuje vaše práva a legitímne záujmy, Môžete sa proti tomu odvolať.

Odvolanie možno podať na súde do šiestich mesiacov odo dňa, keď ste sa o ňom dozvedeli alebo o ňom mali vedieť. Súd, berúc do úvahy všetky okolnosti prípadu, má právo potvrdiť napadnuté rozhodnutie, ak váš hlas nemohol ovplyvniť výsledky hlasovania, spáchané porušenia nie sú významné a rozhodnutie nespôsobilo stratu.

Môžete sa tiež obrátiť na Štátnu inšpekciu bývania v Moskve, ktorá má následne právo obrátiť sa na súd a vyhlásenie, ktorým vyhlási rozhodnutie prijaté valným zhromaždením vlastníkov za neplatné.